Meldepflichten

Bei fehlender Sofortmeldung droht ein Bußgeld bis zu 25.000 €

Seit dem 1. Januar 2009 trifft alle Arbeitgeber des Gaststätten- und Beherbergungsgewerbes die Pflicht zur Sofortmeldung neu eingestellter Mitarbeiter. Zudem besteht für die Arbeitnehmer jetzt eine Ausweismitführungspflicht. Die Sofortmeldung fungiert als neues Instrument zur Entgegenwirkung von illegaler Beschäftigung und Schwarzarbeit, indem durch sie die Möglichkeit genommen wird, ein Arbeitsverhältnis so zu fingieren, als wenn es erst am Tag der behördlichen Überprüfung aufgenommen worden sei. Die gängige Meldepraxis bezüglich der Sozialversicherung bleibt dagegen unverändert. Sie kann wie bisher mit der ersten Entgeltabrechnung erfolgen.

Die Abgabe der Sofortmeldung hat spätestens im Zeitpunkt der Arbeitsaufnahme des neuen Angestellten bei der Deutschen Rentenversicherung auf elektronischem Wege zu erfolgen. Sofern Sie mit diesem Aufgabenbereich weder einen Steuerberater noch ein Abrechnungsbüro beauftragt haben, ist zu beachten, dass die Deutsche Rentenversicherung nur Datensätze in bestimmten Formen annimmt. Insofern sollten Sie sich in diesem Fall einer Ausfüllhilfe oder eines Lohnsteuerabrechnungsprogramms bedienen. Befreit von der Meldepflicht sind jedoch sog. “Schnupperverhältnisse“, bei denen der potenzielle neue Mitarbeiter ohne Lohn und Arbeitspflicht sich lediglich im Betrieb einmal umschauen: “schnuppern“ möchte.  Inhaltlich muss die Sofortmeldung Namen und Vornamen des Beschäftigten, seine Sozialversicherungsnummer bzw. Geburtsort und Geburtsdatum bezeichnen sowie die Betriebsnummer des Arbeitsgebers enthalten und das Datum der Beschäftigungsaufnahme nennen.

Eine Schwierigkeit ergibt sich, wenn im Gastronomiebetrieb Mitarbeiter am Wochenende, spät Abends oder außerhalb der Bürozeiten der Lohnbuchhaltung eingestellt werden. In so einer Konstellation empfiehlt es sich die Sofortmeldung durch einen Onlineanbieter mit einem 24-Stundenservice zu verrichten. Möglich ist dies z.B. über den Anbieter sv.net der Firma ITSG unter www.itsg.de sowie bei dem Dienstleister ….. unter www.sblohn.de sowie über die Sofortmelde-Hotline der Firma Weikamp unter www.arbeitnehmer-sofortmeldung.de.

Ferner erwächst für die Arbeitnehmer die Pflicht ihren Personalausweis, Pass oder Pass- bzw. Ausweisersatz mitzuführen. Die Verpflichtung zur Mitführung des Sozialversicherungsausweise ist hingegen entfallen. Den Arbeitgeber trifft bezüglich der Aufklärung über das Erfordernis der Mitführung eines Ausweises eine Hinweispflicht. Er hat für die Belehrung seiner Beschäftigten Sorge zu tragen und muss sie nachweislich und schriftlich über das Bestehen einer Ausweismitführungspflicht aufklären. Mitarbeitern, die trotz belegbarer Belehrung durch ihren Arbeitgeber, ihre Personalien nicht mitführen, können bei einer Kontrolle mit einem Bußgeld bis zu 5.000 € geahndet werden. Dem Arbeitgeber drohen dagegen bei Verletzung seiner Aufklärungspflicht bzw. nicht  nachweisbarer Belehrung Geldbußen bis zu 30.000 €.